¿Cómo funciona la facturación electrónica?
Hasta hace apenas unos años, las facturas se hacían exclusivamente en papel. Sin embargo, este tipo de documento, comienza a tener un aliado importante: la facturación electrónica.
Las facturas electrónicas, al igual que aquellas que son en formato papel, son justificantes de la entrega de bienes o de la prestación de servicios. Ambas tienen los mismos efectos legales, aunque las electrónicas presentan dos diferencias claras:
- Las facturas necesitan de una validación de datos a través de la firma electrónica
- La entrega es a través de medios digitales
Desde el año 2015, el uso de la facturación electrónica es obligatorio para trabajar como proveedor de la Administración Pública. Sin embargo, hoy en día, ya son muchas las empresas privadas y autónomos que también se han subido al carro de las facturas digitales.
Las facturas, en general, y las electrónicas, en particular, se rigen por el Real Decreto 1619/2021, de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación y en él se reflejan aspectos como:
- La obligación de expedir y remitir facturas con otras empresas y autónomos
- Seguir tres requisitos indispensables: legibilidad, autenticidad e integridad
- Los plazos de ejecución
- Los regímenes especiales
- El contenido de la factura
Proyecto de ley “Crea y Crece”
El 30 de noviembre de 2021, el Consejo de Ministros aprobó el proyecto de ley “Crea y Crece” sobre la factura electrónica entre empresas y autónomos en España. La norma se enmarca en las reformas contempladas en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, dirigida a impulsar la creación de empresas y facilitar su crecimiento y expansión.
Entre las actuaciones para favorecer el crecimiento de las empresas, se incluyen medidas para avanzar en la lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Para ello, se extiende la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
¿Cómo elegir el programa informático de facturación electrónica?
Se deben tener en cuenta las siguientes características a la hora de seleccionar el programa o software correctamente:
- Accesibilidad: Es importante escoger un programa que pueda ser accesible desde diferentes dispositivos.
- Automatización: Cada vez son más los softwares que permiten automatizar algunas tareas. Automatizar el proceso de facturación ayudará a aumentar la productividad reduciendo el tiempo en tareas mecánicas.
- Legalidad: Cuando hablamos de facturas es muy importante cumplir con las normativas legales para asegurarnos de la privacidad y seguridad de los datos con los que se trabaja.
- Integración: Los programas de facturación electrónicos deben poder integrarse de manera sencilla con otros programas que se empleen en la empresa.
¿Qué tipos de formatos de factura electrónica existen?
Fundamentalmente existen dos tipos de facturas electrónicas:
Por un lado, aquellas con formato estructurado que facilita su tratamiento automatizado. Son archivos XML, EDIFCACT, etc.
Y las facturas con formato no estructurado, aquellas que son en papel y están escaneadas. Los archivos tienen formato PDF, TIFF, JPG, etc.
Beneficios de la factura electrónica
El beneficio principal de este formato de factura es el ahorro económico, ya que se suprimen los gastos de impresión y el envío postal de las mismas. Además de ello, otras ventajas son:
- Acortar los procesos de tramitación
- Reducir posibles errores de la facturación a mano
- Reducir el espacio para su almacenamiento
- Contribuir a la modernización de la economía
- Eliminar el consumo de papel y su transporte, ayudando así al medio ambiente
